Digitalisieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse
Fortsetzung unseres Blogartikels „Wie es zur aktuellen Wirtschaftskrise kommen konnte“
Es bedarf so einiger Privilegien, um in solchen auf mehreren Ebenen ungewissen und bedrohlichen Zeiten von „Chancen“ sprechen zu können. Das sollte man bei einem Diskurs über die Folgen des Corona-Shutdowns auf die Wirtschaft nicht aus dem Blick verlieren. Die Bundesregierung rechnet mit einer schlimmeren Rezession als im Jahr 2009, die uns – laut Prognosen des Münchner Ifo-Instituts hunderte Milliarden Euro und bis zu 1,8 Millionen sozialversicherungspflichtige Arbeitsplätze kosten wird. Es bricht gerade vielen das Genick, ohne, dass sie etwas dagegen tun können.
Wer sich allerdings im Stillstand noch ein bisschen bewegen kann, dem können die folgenden Tipps helfen, den möglichen Knochenbruch der Krise durch ein blaues Auge zu ersetzen:
Wir empfehlen allen, so schnell wie möglich eine einfache digitale Arbeitsstruktur aufzubauen. Dabei geht es ganz im agilen Sinne nicht um Perfektion, sondern um Simplizität. Wählen Sie die einfachste Form, in der Sie vernünftig arbeiten können und digitalisieren und dezentralisieren Sie alle technischen Prozesse, sowie alle Arbeitsprozesse, die Sie bisher im Büro ausgeführt haben.
Dabei sollten Sie bedenken, dass Sie manuelle Prozesse meist nicht eins zu eins digitalisieren können. Vorhandene Prozesse müssen Sie aller Wahrscheinlichkeit nach weiterentwickeln, vereinfachen und/oder verändern, damit Sie die Möglichkeiten der digitalen Welt auch optimal nutzen können: Wenn Sie digitalisierte Arbeitsprozesse haben, können Sie unabhängig von Ort und Zeit agieren. Jede*r kann jederzeit auf die Informationen zugreifen, die er*sie benötigt. Das erspart Zeit und vermindert Stolpersteine.
Digitalisieren Sie Ihre Kommunikationsprozesse
Das bedeutet auch: Sie benötigen digitale Kommunikationswege. Schaffen Sie sich neben E-Mail, SMS oder Messenger auch Austauschformate, die den Arbeitsprozess mit Kolleg*innen oder Kund*innen abbildet. Ein sogenanntes „Collaboration Tool“ (auf Deutsch Tool zur Zusammenarbeit; Beispiel Microsoft Teams) kann Ihnen bei Ihrem gemeinsamen Arbeitsalltag helfen.
Schaffen Sie Transparenz über Wissensstände und den aktuellen Arbeitsfortschritt. Hier helfen Tools wie Trello und Intranetseiten wie etwa Confluence. Führen Sie eine gemeinsame Dateiablage (wie Dropbox oder Google Docs) ein und treffen Sie sich regelmäßig virtuell über Videoplattformen (wie Zoom oder Gotomeeting) um sich auf dem Laufenden zu halten.
Eine Digitalisierung von Kommunikationsprozessen müssen Sie bewusst gestalten. Das kostet Zeit, Mühe, Geld und Lernerfahrungen. Und machen Sie sich klar, dass diese digitalisierte Art der Kommunikation auch Herausforderungen mit sich bringt. Denn: Wenn jedes Teammitglied auf alles zugreifen kann ist es nicht automatisch gewährleistet, dass alle auch gemeinsam an einem Ziel arbeiten. Es ist möglich, dass die Zielvorstellungen schnell unbemerkt auseinander driften. Diesem Problem können Sie nur entgegengetreten, indem alle alles aktuell und transparent halten, sich regelmäßig austauschen und feste Rituale pflegen.
Digitalisieren Sie Ihr Geschäftsmodell
Je nachdem in welchem Bereich Sie arbeiten: Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihr Geschäftsmodell digitalisieren oder abwandeln können. Einzelhändler*innen können beispielsweise überlegen, welche Möglichkeiten ihnen ein Onlinegeschäft bietet. Behörden würde es helfen, Wege zu entwickeln, Besucheranfragen digital abzubilden. Restaurants, Cafés und Bars könnten sich Gedanken machen, was gute Lieferdienstideen sind.
Wenn Sie dann eine gute Idee haben, fragen Sie sich, wie Sie den digitalen Prozess dazwischen handhaben wollen, damit der*die Kund*in auch bekommt, was er*sie bestellt hat. Und wenn es Ihnen möglich ist: Probieren Sie Dinge aus. Wenn etwas nicht so funktioniert wie Sie dachten, können Sie mit der Erfahrung das nächste probieren. Sollten Sie Panik bekommen, treten Sie einen Schritt zurück und versuchen Sie wieder eine einigermaßen neutrale Sicht auf die Dinge zu bekommen. Aus Panik getroffene Entscheidungen sind selten zukunftsfähig und führen meist noch tiefer in eine Sackgasse.
Und noch ein kurzer Reminder:
Zeiten wie die jetzige sind auf vielen Ebenen sehr fordernd. Es ist absolut normal, wenn Sie aktuell nicht so produktiv sind, wie sonst. Nehmen Sie sich die Zeit für sich selbst.
Lesen Sie auch die Fortsetzung dieses Blogartikels: “Wie Sie sich fit für die Zukunft machen können”
