Agiles Arbeiten und Homeoffice passen eigentlich nicht gut zusammen, denn es geht um Teamarbeit und schnelles Feedback und Austausch. Die aktuelle Situation zwingt viele Unternehmen jedoch dazu, Ihre Mitarbeiter*innen nach Hause zu schicken, um die Verbreitung des Coronavirus zu verlangsamen. Daher: Homeoffice und Agilität können unter bestimmten Rahmenbedingungen vereinbar sein, wenn alle Beteiligten Ihre Arbeitsweise aufeinander abstimmen.
Agile und Homeoffice – passt das überhaupt zusammen?
Agile Teams sollen per Definition gemeinsam und fachübergreifend an einem Produkt arbeiten. Dies können sie am Besten, wenn sich alle Beteiligten in einem gemeinsamen (physischen) Raum befinden. So können Entscheidungen schneller gefällt und Feedback zu Zwischenständen gegeben werden. Die Kommunikation findet von Angesicht zu Angesicht statt. Dies ist ein zentraler Bestandteil agilen Arbeitens und findet sich daher auch in den 12 Prinzipien des Agilen Manifests wieder:
"Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines [..] Teams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht."
Ist das Team aber örtlich verteilt, wird die Kommunikation untereinander komplizierter und dauert in der Regel wesentlich länger. Dennoch gibt es -Ausnahmesituationen wie die aktuelle – einmal beiseite gelassen, sinnvolle Gründe, warum auch agile Teams ab und zu verteilt im Homeoffice arbeiten (müssen oder wollen): Die Möglichkeit, zuhause zu arbeiten steigert nachweislich die Zufriedenheit. Homeoffice ermöglicht Freizeit, Beruf und Familie nach den eigenen Bedürfnissen unter einen Hut zu bringen. Man spart sich den Weg zur Arbeit und den damit verbundenen Stress im morgendlichen Pendel*innenverkehr. Diese Freiheiten motivieren und immer wo Menschen motiviert arbeiten, produzieren sie in der Regel auch gute Ergebnisse. Ein gutes Beispiel hierfür sind Open Source Projekte, in denen über Jahre hinweg komplexe Software in verteilten Teams entwickelt wurde.
Agiles Homeoffice kann funktionieren...
…wenn alle Beteiligten folgende Rahmenbedingungen beachten:
Da die Arbeit in einem örtlich verteilten Team vorallem die direkt und synchrone Kommunikation verschlechtert, bieten sich im Homeoffice vor allem Aufgaben an, die wenig Kommunikation bedürfen. Das Kanban Board sortieren oder notwendige Dokumentationen überarbeiten sind Beispiele. Und wo viel Kommunikation unabdingbar ist, lohnt es sich, auf einige Punkte zu achten. Wenn ein Team es schafft, die Kommunikationshürden bestmöglich in den Griff zu kriegen und sehr gute Absprachen zu treffen, steht Homeoffice nicht im Widerspruch zu Agilität.
Legen Sie ein erhöhtes Augenmerk auf den Informationsfluss, da dies erfahrungsgemäß den größten Produktivitätsverlust nach sich zieht. Alle Informationen sollten für alle Beteiligten jederzeit zugänglich, transparent und leicht verständlich sein. Überlegen Sie sich als Team, wie Sie das Speichern, Suchen und Finden der Informationen möglichst leicht gestalten können.
Machen Sie sich klar, welche Auswirkungen Kommunikation hat
Genauso wichtig ist es, dass alle Informationen klar und verständlich formuliert werden. Die Informationen, die Sie mit Ihren Kolleg*innen teilen möchten, erreichen Ihre Kolleg*innen meist nicht hundertprozentig so, wie Sie sie gemeint haben (auch nicht im persönlichen Gespräch, dort haben Sie aber die Möglichkeit während des Gespräches nachzufragen und sich zu vergewissern, was das Gegenüber verstanden hat). Fallen Parameter wie Mimik, Gestik, Körperhaltung und Stimme zusätzlich weg, hat das Gegenüber noch weniger Zusatzinformation zur Verfügung, um Ihre Informationen in etwa so zu interpretieren, wie Sie sie gemeint haben. Die Gefahr für Missverständnisse und Unklarheiten steigt. Daher: Telefonieren Sie lieber als sich zu Schreiben. Und noch besser: Veranstalten Sie Video-Konferenzen, bei denen jede*r jede*n sehen und hören kann.
Um Zwischenmenschliche Kommunikation besser zu verstehen, empfehlen wir Ihnen zum Beispiel Paul Watzlawick und Friedemann Schulz von Thun. Und um mehr über gute Formulierungen zu erfahren, empfehlen wir Wolf Schneiders Buch „Deutsch für junge Profis“.
Treffen sie sich virtuell
Da nicht jede*r im Team weiß, wann man sich zuhause an den PC oder Laptop setzt, ist es hilfreich, sich per Chat kurz zu melden und Bescheid zu sagen, dass man startet oder nicht verfügbar ist. Auch wissen Ihre Teammitglieder*innen eventuell nicht, ob Sie eine Nachricht gelesen haben. Ein einfaches: „Gelesen“ oder „Kümmere mich später drum“ kann dabei helfen, dass zeitfressende Nachfragen verhindert werden.
Machen Sie sich gemeinsam klar, wo Informationen leicht verloren gehen oder gar nicht erst kommuniziert werden und wo es Wartezeiten gibt. So können Sie frühzeitig verhindern, dass es zu Verwirrungen oder Problemen kommt. Fragen Sie auch bewusst nach, in welchen Situationen irgendeine Art von Präsenz wichtig ist.
Dazu gehört auch eine gute Toolunterstützung: Zum Beispiel kann ein simples Kanban Board mit Trello genauso gut funktionieren, wie eine ausgefeilte Aufgabenmanagement-Plattform. Entscheidend ist nicht das Tool sondern wie gut der Arbeitsfluss im Team gestaltet ist.
Technische Kommunikationswege sind oft nicht einfach zu beherrschen. Wo möglich, sollten hier Fehlerquellen reduziert werden, damit technische Probleme die Kommunikation nicht noch mehr beeinträchtigten. Es bietet sich zum Beispiel an, eine Video-Standleitung zu realisieren. Denn wenn es keinen Aufwand mehr bedeutet eine kommunikative Verbindung herzustellen, kommt diese eher zustande. Einen gemeinsamen virtuellen Raum zu schaffen hilft auch dabei, Wartezeiten zu vermeiden. Am besten sorgt man im Vorfeld für eine hochwertige Ausstattung, z.B. einen großen Monitor und ein professionelles Headset.
Wichtig ist dabei, auf das eigene Energie-Level zu achten. Video-Konferenzen können anstrengender sein als eine persönliche Konversation, da die Technik und die Distanz die Komplexität erhöhen. Achten Sie und Ihr Team daher besonders auf häufige Pausen.
Und verfallen Sie nicht dem Irrglauben, Sie könnten Ihren Präsenzmeeting-Marathon, den Sie bisher gewohnt waren, in gleicher Form durch Video-Konferenzen und Email-Ping-Pong ersetzen. Hier lautet der klare Experten-Rat: Weniger ist mehr – nutzen Sie die aktuelle Situationen und reduzieren Sie Ihre (Online-) Meetings auf das absolut Notwendige.
Auch verteilte Teams brauchen Teambuilding
Verteilte Teams sind im besten Fall immer noch Teams. Daher bleibt auch die Teamentwicklung besonders wichtig. Sitzt jedes Teammitglied woanders, fallen die persönlichen, nicht arbeitsbezogenen Gespräche in der Teeküche oder in der Mittagspause weg. Schauen Sie daher, dass Sie sich auch mal zwischendurch per Video-Konferenz treffen, um einfach mal so zu quatschen oder einen gemeinsamen Chat benutzen, in dem nicht nur arbeitsbezogene Dinge geteilt werden.
Und noch ein letzter Tipp: Fördern Sie die menschliche Nähe, indem Sie sich – wenn es in der aktuellen Situation wieder möglich sein wird – regelmäßig besuchen.
Und sollten Sie trotz allem Hilfe brauchen: Wir unterstützen Sie gerne!
