Effektiv im Homeoffice arbeiten mit Personal Kanban

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Haben Sie gerade auch das Problem, dass sich Familie, Haushalt, Hobby und bezahlte Arbeit vermischen? Fällt es Ihnen schwer, im Homeoffice fokussiert und effektiv zu arbeiten? Verlieren Sie langsam den Überblick? Dann möchten wir Ihnen die agile Methode „Personal Kanban“ ans Herz legen. Sie kann Ihnen helfen, mehr Struktur in Ihren Homeoffice-Alltag zu bringen und so Ihre Zeit besser zu nutzen.

Auf einem Kanban Board können Sie den Fortschritt von einzelnen Tätigkeiten visualisieren. Sie sehen auf einen Blick, wo Sie gerade stehen, welche Tätigkeiten Sie noch erledigen müssen, wo es Engpässe gibt und welche Aufgaben Sie als nächstes beginnen können.

Eigentlich kommt Kanban aus der Industrie

Entstanden ist Kanban 1947 bei Toyota. Um Engpässe sowie einen zu hohen Vorrat von Produktionsmaterialien zu vermeiden, führte Toyota die sogenannte Pull-Methode ein. Mit Signalkarten (japanisch kan ban) konnten alle sehen, wann sich der Vorrat bestimmter Ersatzteile dem Ende zuneigt. Erst dann wurde nachproduziert.

Heute nutzen vor allem Unternehmen Kanban als Tool zur Prozesskontrolle- und -verbesserung. Das Ziel von Kanban ist es, die Durchlaufgeschwindigkeit von Aufgaben in einem System zu optimieren. Das heißt, jede einzelne Aufgabe sollte so schnell wie möglich erledigt werden (können). Prozessschritte und Wartezeiten, die dies verhindern, werden so schnell erkannt und können verbessert werden.

Personal Kanban ist die kleinste Form von Kanban: Es wird nur von einer Person genutzt.

So funktioniert personal kanban

Wenn Sie Personal Kanban ausprobieren möchten, können Sie sich entweder ein sogenanntes online Kanban Board kostenlos zulegen (beispielsweise Trello, Meistertask oder Restya) oder Sie erstellen mit einfachen Mitteln ein physisches Board. Beispielsweise nutzt unser Kollege Sylvius für seine privaten Aufgaben die Rückseite seines Wohnungstür. Mit wiederablösbarem Malerkrepp und PostIt´s lässt sich hier innerhalb weniger Minuten ein Personal Kanbanboard realisieren.

Der Aufbau ist simpel: Es gibt mindestens die folgenden drei Spalten: Aufgabe, In Arbeit und Erledigt. In diesen Spalten können Sie die Aufgaben je nach Stand einsortieren. Sollten Sie sich für die physische Variante entschieden haben, schreiben Sie die je einzelnen Aufgaben am besten auf PostIts. 

Aufgaben, die noch zu erledigen sind – wie beispielsweise Staubsaugen, Blumen gießen, Zahnarzt etc. – hängen Sie in der Reihenfolge der Wichtigkeit in die Spalte Aufgaben. Beginnen Sie mit einer Aufgabe, schieben Sie diese in die Spalte In Arbeit. Ist die Aufgabe abgeschlossen, wandert Sie weiter in Erledigt

Mit einem sogenannten WIP-Limit (also einem Work in Progess Limit – auf deutsch „In Arbeit Limitierung“) können Sie selber durch eine Obergrenze bestimmen, wie viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden dürfen.

Durch den begrenzten Platz von parallelen Aufgaben, fangen Sie automatisch nur mit Aufgaben an, die Sie auch in dem Moment erledigen und beenden können. Das gibt Ihnen Fokus in der Bearbeitung und wirkt sich positiv auf Ihren Arbeitsfluss aus. 

Sie können Ihr Kanban Board auch um Spalten wie Ideen oder Korrigiert, oder um thematisch sortierte Spalten (wie Haushalt, Job, Hobby,  etc.) ergänzen. Den einzelnen Aufgaben können Sie zusätzliche Infos wie Abhängigkeiten oder Deadlines hinzufügen. Auch Blockaden können auf den Aufgabenkarten visualisiert werden.

Personal Kanban

Das sind die Vorteile eines personal kanban boards

Durch die limitierten Aufgaben-Plätze arbeiten Sie nicht an den verschiedensten Sachen gleichzeitig, sondern können sich auf eine Aufgabe konzentrieren. Die Visualisierung hilft Ihnen dabei, die Aufgaben in schnell umzusetzbare Segmente aufzuteilen. Sie erhalten einen klaren Fokus und sind schlussendlich zufriedener. Sie erkennen Hindernisse und Muster schneller und deutlicher und eine eventuelle Überforderung aufgrund der Arbeitsmenge bleibt aus. Und am Ende der Woche können Sie zum Beispiel Ihren Erfolg beim Abhängen (oder löschen) der Erledigt-Zettel feiern

Erweitertes Personal Kanban

Sie können auch mit Ihrer Familie oder WG ein gemeinsames Kanbanboard pflegen. Die Regeln ändern sich nicht, außer dass es ein paar mehr Dinge zu beachten gibt: 

Wenn mehrere Personen ein Board nutzen, ist es sinnvoll die Aufgaben den an der Umsetzung beteiligten Personen zuzuordnen. So entstehen keine Missverständnisse oder Doppelarbeiten. Aus den selben Gründen ist es ebenso wichtig, dass das Board von allen stets auf dem aktuellen Stand gehalten wird.

Und wenn Sie momentan Schulkinder zuhause bei den Schulaufgaben betreuen, kann auch ein Board für Ihre Kinder helfen, alles im Blick zu haben. Passen Sie hierfür einfach die Spaltenbeschreibungen an.