Kontinuierliche Verbesserung mit der Improvement Kata

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Was ist eine Improvement Kata?

Die Improvement Kata ist ein Werkzeug, dass Ihnen dabei hilft, sich und Ihr Team kontinuierlich zu verbessern. Sie können die Improvement Kata für sich selbst nutzen oder mit Ihrem agilen Team beispielsweise in Retrospektiven.  

Seinen Ursprung hat das Wort Kata in japanischen Kampfsportarten. So werden bestimmte Einzeltechniken so lange nach einem definierten Ablauf gegen einen oder mehrere imaginäre Gegner*innen geübt, bis die Bewegungsmuster in Fleisch und Blut übergegangen sind. Das ist ebenfalls das Ziel einer Improvement Kata: 

Wer etwas immer und immer wieder wiederholt, beherrscht es am Ende im Schlaf. 

Die Improvement Kata eignet sich also perfekt, um in Retrospektiven immer wieder genutzt zu werden. Ein agiles Team kann so eine Routine entwickeln, die zur kontinuierlichen Verbesserung beiträgt.  

Wie wenden Sie die Improvement Kata an?

1. Stellen Sie sich im Team die Frage: Was können oder müssen wir bei uns verbessern?

Die Antworten finden sich beispielsweise automatisch in den Retrospektiven. Wählen Sie dann ein Thema aus, auf das Sie sich konzentrieren wollen.

2. Erarbeiten Sie ein gemeinsames Verständnis von der aktuellen Situation und dem Problem

Jeder im Team hält sein*ihr Ergebnis auf Post-its fest und stellt diese dann vor. Die Post-its kleben Sie neben das Poster. Wenn jede*r die eigenen Post-its erläutert hat, müssen alle gemeinsam das Problem in ein paar Sätzen auf dem Poster zusammenfassen.

Unser Improvement Kata Poster zum Download

3. Fragen Sie sich im Team, was für eine Situation für alle grandios sein würde

Dabei dürfen und sollen alle anwesenden träumen. Es geht darum, eine gemeinsame Vision des angestrebten Ziels zu schaffen, die dann in wenigen Sätzen im 2. Feld notiert wird.

4. Erarbeiten Sie ein erstes, realistisches Teilziel auf dem Weg zur Ihrer Vision

Sie sollten sich dafür eine Zeitspanne setzen und eine Checkliste mit drei bis vier Punkten erarbeiten, die sich bis dahin geändert und Wirklichkeit geworden sein sollen. Wichtig ist, dass die Punkte möglichst eindeutig und klar sind und wenig Interpretationsspielraum zulassen.

5. Legen Sie im Team die konkreten Schritte fest, die Sie unternehmen wollen

Brainstormen Sie und suchen Sie sich möglichst kleine Aktionen, die das Team ausführen kann, um dem gewählten Zwischenstand zu erreichen. Dröseln Sie große Aufgaben auf. Die Maßnahmen müssen keinen vollständigen Plan beschreiben, wie Sie das nächste Ziel erreichen wollen. Es geht darum kleine Schritte zu finden, mit denen Sie beginnen können. Wählen Sie dann gemeinsam aus, welche drei ersten Schritte Ihre ersten Schritte werden sollen. Diese ToDos notieren Sie dann auf Post-its und kleben diese ins 4. Feld. Ordnen Sie anschließend den ToDos verantwortliche Personen zu.

6. Bestimmen Sie, wann Sie den Status Ihrer ersten Schritte überprüfen

Hängt das Dokument einmal an der Wand neben dem Kanban-Board, sollte die Improvement Kata ein bis zwei Mal die Woche überprüft werden. Dann nehmen Sie sich Zeit, um die Aktionen zu überprüfen, zu überlegen, was noch zu tun ist und abzuhaken, was schon getan wurde. Was erledigt ist, wandert in die Done-Spalte auf Ihrem Kanban-Board und wird durch eine neue Aktion ersetzt. Diese neuen ToDos können Sie wiederum beispielsweise in einer Retrospektive erarbeiten.

Wie geht es dann weiter?

Wenn Ihr zu Beginn gewählter Zeitraum abgelaufen ist, ist es Zeit, dass das Team das Thema selbst überprüft. Dabei sollten sich alle folgende Fragen stellen:

1. Haben wir unser Ziel erreicht?

2. Wie sehr haben wir uns vom Problem entfernt?

3. Wie viel näher sind wir jetzt unserer gemeinsamen Vision?

4. Fühlt sich unser Thema immer noch relevant an? Wenn ja, bestimmen Sie einen neuen Schritt. Wenn nicht, erstellen Sie eine neue Improvement Kata.